Comme nous l’avions indiqué dans notre article sur la gouvernance d’un Advisory Board, vous êtes seul maître à bord de cet organe consultatif, que ce soit pour sa constitution, mais également en ce qui concerne la fréquence et l’ordre du jour de vos séances.
Voici quelques conseils pratiques pour tirer profit au mieux de cette assemblée sur mesure.
Fréquence idéale d’un Advisory Board
Avant de déterminer la fréquence idéale d’un Advisory Board, il convient de rappeler l’un de ses objectifs principaux : vous permettre de prendre du recul sur le quotidien, challenger les idées opérationnelles et prendre le temps de voir plus loin.
Pour certains, la fréquence idéale est trimestrielle, tandis que d’autres préfèreront un suivi plus rapproché ou espacé ( tous les 2 mois ou tous les 6 mois).
Un Advisory Board trop espacé aura pour inconvénients :
- de ne pas vous apporter le recul et la fraicheurs d’esprit qui sont recherchés,
- de ne pas traiter les sujets d’actualité importants en temps et en heure,
- d’impliquer trop faiblement ses membres,
A contrario, s’il est trop rapproché, il peut :
- donner le sentiment de ne pas avoir avancé sur les sujets abordés précédemment,
- démobiliser ses membres, faute de disponibilité surtout si ces derniers ne bénéficient pas de jetons de présence.
Le choix de la fréquence sera surtout fonction des enjeux de votre entreprise et des jalons de chacun d’eux.
Notre conseil de fréquence idéale pour votre Advisory Board
Une fréquence tous les 2 mois est à privilégier dans les périodes denses (levées de fond, pivot stratégiques, démarrage de l’entreprise …).
En rythme de croisière, la fréquence pourra devenir trimestrielle.
Durée d’une séance d’Advisory Board
La durée idéale d’un Advisory Board est entre 2 et 3 h maximum pour :
- s’assurer de la concision du propos,
- respecter la disponibilité des membres de votre Advisory Board.
Formalisme autour de l’Advisory Board
N’étant pas un organe « règlementaire » de votre entreprise comme peut l’être un conseil d’administration, aucun formalisme n’est exigé juridiquement.
Toutefois, votre Advisory Board est constitué de professionnels à forte valeur ajoutée, et il convient de leur démontrer votre sérieux pour conserver leur implication.
Un peu de formalisme vous permettra d’aborder ces séances avec professionnalisme, et d’en tirer tous les bénéfices attendus.
Avant la séance
Programmez : ne vous laissez pas surprendre par le temps qui file, et à chaque début d’année :
- Programmez dans votre agenda les sessions de l’année à venir,
- Privilégiez la régularité, pour donner des repères clairs à vos membres, et vous permettre le recul nécessaire régulièrement,
- Profitez-en pour envoyer l’invitation aux membres de votre Advisory Board pour que chacun puisse bloquer le créneau dans leur agenda à l’avance,
- Ajoutez un rappel 15 jours avant la session pour vous permettre de préparer et communiquer votre ordre du jour aux membres de votre Advisory Board.
N’hésitez pas à demander aux membres de l’Advisory Board de vous communiquer les éventuels éléments dont ils pourraient avoir besoin pour répondre à vos questions.
Préparez vos supports de présentation avec soin :
- Concentrez vous sur les points essentiels,
- Définissez vos enjeux, les éléments contextuels à prendre en compte dans la réflexion, les chiffres clés, et les questions sur lesquelles vous aimeriez avoir l’avis de vos sages,
- Le jour la séance, faites en sorte d’avoir rapidement sous la main les éventuels éléments plus détaillés si les membres de votre Advisory Board vous les demandent,
Pendant la séance
A ce stade vous êtes préparé et vous avez :
- Un ordre du jour clair, avec les questions sur lesquels vous souhaitez avoir l’avis de votre Advisory Board,
- Un support de présentation SYNTHETIQUE si vous jugez que cela peut aider les membres de votre Advisory Board à bien saisir tous les tenants et aboutissants,
- Tous les documents que pourraient vous être demandés.
Vous êtes le maître de cérémonie et il vous revient de bien cadrer (et recadrer) la réunion, l’animer, gérer le temps.
Il est essentiel de bien comprendre que vous êtes là pour présenter vos problématiques et écouter. Ne cherchez pas à défendre à tout prix votre point de vue et vos idées. Toutes les décisions vous reviendront au final, vous êtes là pour ouvrir votre champ des possibles.
Après la séance
Si la séance vous a permis de prendre des décisions importantes, n’hésitez pas à envoyer un message aux membres de votre Advisory Board pour les informer qu’au regard de leurs précieux conseils, vous avez pu prendre telle ou telle décision.
Cette démarche n’est absolument pas obligatoire, mais elle vous permet de garder le contact et surtout de montrer aux membres de votre Advisory Board que leurs conseils vous ont été utiles. Et même si vous n’êtes pas allé dans leur sens, les valoriser et leur montrer l’utilité de leur implication est nécessaire pour entretenir leur implication.
Les petites astuces qui font la différence
N’hésitez pas à proposer un petit déjeuner ou un déjeuner : il est en effet important que les membres de votre Advisory Board aient plaisir à venir à vos séances, et c’est là une forme de reconnaissance de leur présence. De plus cela permet de créer du lien.
Il vous est également possible de créer un groupe WhatsApp réunissant tous les membres de votre Advisory Board, favorisant ainsi les échanges entre les membres.
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